Consejos para el manejo de inventarios

(Preparado por nuestra DIVISION DE ASESORIA CONTABLE)

¿Por qué es importante el manejo de inventarios?

Revisar nuestro inventario nos muestra cuánto dinero tenemos en espera, o sea invertido en mercadería pero también en activos.

Nos permite verificar si realmente contamos con lo que tenemos en lista y también nos permite asegurarnos de su estado físico, de su vigencia y de su valor de mercado.

Es por ello que tener una buena gestión de inventario es crucial para el crecimiento, esto puede impulsar o llevar a la quiebra nuestro negocio.

Un buen manejo de inventario nos ahorra dinero, porque nos ayuda a evitar el deterioro del producto, su obsolescencia, saber si hay fugas o robos y nos permite saber que productos debemos poner en promoción para su venta inmediata.

Una mejor gestión de inventario mejora el flujo de efectivo y nos ahorra costos de almacenamiento.

Almacenar productos es a menudo un costo variable, lo que significa que fluctúa en función de la cantidad de productos. Cuando almacenas demasiados productos al mismo tiempo o terminas con un producto que es difícil de mover, tus costos de almacenamiento suben. Evitar esto te ahorrará dinero.

La buena gestión de inventario no sólo te ayuda a ahorrar dinero, también te permite mejorar el flujo de caja. Recuerda que pagaste dinero en efectivo por estos productos y necesitas venderlos. Pero si tu inventario está en almacén, definitivamente no está generando mejoras en el flujo efectivo de tu negocio. Si tienes dudas, trata de pagarle a tu proveedor con 300 mouses o teclados, a ver si lo acepta.

Por esto es importante tener en cuenta el inventario en nuestra gestión de flujo de efectivo. Afecta tanto a las ventas (porque nos muestra cuánto podemos vender) y también a los gastos (porque nos dice lo que debemos comprar). Ambas cosas determinan en gran medida la cantidad de dinero que tenemos a la mano. Una mejor gestión de inventario conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo.

Cuando tenemos un sistema de inventario sólido, podremos saber exactamente la cantidad de productos que tenemos, y con base a las ventas, se puede proyectar cuándo nos vamos a quedar sin producto y siempre cumplir con nuestros pedidos. Esto no sólo te asegura de no perder ventas (crítico para el flujo de efectivo), sino que también nos ayuda a planificar con anticipación la compra de más producto, asegurando que tengamos dinero para pagarlo.

El dinero que usamos en controlar el inventario no es considerado gasto, al contrario, es invertir en crecimiento. 

Ocho recomendaciones para el buen manejo del inventario

El "mejor" sistema es diferente para cada empresa. Depende de su actividad, del producto que comercializa, de su ubicación, Etc. 

Cada empresa debe esforzarse por eliminar errores humanos tanto como sea posible. Esto implica utilizar un software de manejo y control de inventario. Si tenemos un negocio con una plataforma de ecommerce, la gestión de inventario ya está incorporada.

Independientemente del sistema que utilicemos, las siguientes ocho recomendaciones de administración de inventarios nos ayudan a mejorar nuestro flujo de caja.

1. Niveles mínimos de existencias

Una buena medida es fijar las existencias mínimas de cada producto, cuando la existencia cae a este nivel mínimo se activa la alerta del programa y nos avisa del suceso para que activemos el proceso de compra de un nuevo pedido.

Requiere un poco de investigación y toma de decisiones, se fija el contenido para sistematizar el proceso de pedido. No sólo nos facilita la toma de decisiones, le permite a nuestro personal tomar decisiones en nuestro nombre.

Recordemos que las condiciones cambian con el tiempo, debemos comprobar los niveles  un par de veces a lo largo del año para confirmar que aún tenga sentido la cantidad de productos solicitados. Si algo cambia, no tengamos duda de ajustar tus niveles.

2. Primeras entradas, primeras salidas

Este sistema es importante en el manejo de inventarios. Significa que los productos con mayor antigüedad se venden primero, no el nuevo inventario. Esto es particularmente importante para  productos con caducidad, tomando en cuenta que también los envases pasan de moda y sufren cambios, inclusive algunos códigos de barra pueden ser cambiados.

Entonces vemos que se hace necesario tener un almacén bien organizado. Normalmente, esto significa agregar nuevos productos a partir de la parte posterior, o hacer lo contrario, dejando el producto viejo en la parte delantera. 

3. Mantener buenas relaciones con nuestros proveedores

Parte del éxito de la gestión de inventarios es la capacidad de adaptarse rápidamente. Si necesitamos devolver un artículo que se vende lento, con el objetivo de hacer espacio para nuevos productos, reponer un best-seller rápidamente, solucionar problemas de fabricación o temporalmente ampliar nuestro espacio de almacenamiento, es importante tener una buena relación con los proveedores. De esa manera estarán dispuestos a trabajar con nosotros para solucionar esta clase de situaciones.

Tener una buena relación con los proveedores cuesta trabajo, imaginación y atenciones. Si tenemos cantidades mínimas en nuestro pedido pueden ser negociables. No tengamos pena de pedir un mínimo de compra más bajo para tener un mejor manejo de inventarios.

No se trata sólo de ser amable; se trata de una buena comunicación. Permitamos que nuestro proveedor sepa cuándo estamos esperando un aumento en las ventas, con el fin de ajustar nuestra producción. Déjémosles saber cuándo nos estamos quedando sin producto y cada cuanto debemos hacer arreglos para surtirlo.

4. Planeación de contingencia

Existen muchos problemas relacionados con el manejo de inventarios. Estos problemas pueden paralizar a cualquier empresa que no esté preparada. Por ejemplo:

• Tus ventas aumentan inesperadamente y te quedas sin producto en stock.

• Encuentras un déficit de flujo de caja y no se puede pagar por el producto que necesitas desesperadamente.

• Tu almacén no tiene suficiente espacio para acomodar tus ventas pico y estacionales.

• Un error en el cálculo del inventario, que puede significar que tiene menos producto de lo que pensabas.

• Un producto de movimiento lento que ocupa todo el espacio de almacenamiento.

• Cuando un fabricante se queda sin nuestro producto y tenemos órdenes que cumplir.

• El fabricante descontinua un producto sin previo aviso

Averiguemos dónde están nuestros riesgos y preparemos un plan de contingencia. ¿Cómo vamos a reaccionar? ¿Qué medidas vamos a tomar para resolver el problema? ¿Cómo afectará esto a algunas partes del negocio? 

5. Auditoría regular

En la mayoría de los casos, los informes de almacén se confían a un software especializado, con el objetivo de conocer la cantidad de productos existentes. Sin embargo, es importante asegurar  que los números que arroja el software coinciden en la vida real. 

Nos toca hacer inventario físico, hacerlo es la práctica que cuenta. Muchas empresas hacen esto a fin de año, ya que se enlazan los resultados de contabilidad e impuestos. 

Aunque los inventarios físicos normalmente sólo se realizan una vez al año, pueden ser perjudiciales para el negocio, porque si encontramos discrepancias, puede ser difícil establecer claramente el problema, ya que debemos buscar en los resultados de un año completo, también puede ser que los empleados responsables del faltante encontrado ya no estén y sus prestaciones hayan sido pagadas.

Ciclo de conteo

En vez de hacer un inventario físico completo, algunas empresas utilizan ciclos de conteo para auditar su inventario. En lugar de un conteo completo al cierre del ejercicio, el conteo de ciclo se extiende durante todo el año. Cada día, semana o mes  se hace el conteo de un producto diferente, en un horario rotativo. Existen diferentes métodos para determinar qué elementos contar, pero, en términos generales, los elementos de mayor valor se contarán con más frecuencia.

6. Prioriza con ABC

Algunos productos necesitan más atención que otros. Utilicemos un análisis ABC para dar prioridad a la gestión de tu inventario. Separemos los productos que requieren atención de los que no. Para ello, revisemos la lista de productos y agreguemos cada producto en una de estas tres categorías:

• A – Productos de alto valor con baja frecuencia de ventas. Estos requieren atención regular debido a que su impacto financiero es importante, pero las ventas son impredecibles. Estos 
• B – Productos de valor moderado con una frecuenta de ventas moderada. Estos  caen en algún lugar en medio.
• C – Productos de valor bajo con altas ventas. Estos requieren menos supervisión, ya que tienen un impacto financiero más pequeño, pero que están en constante rotación.

7. Pronósticos precisos

Gran parte de la buena gestión de inventario se reduce a predecir con exactitud su demanda. No se equivoquen, esto es increíblemente difícil de hacer. Hay tantas variables que intervienen que seguramente nunca sabremos a ciencia cierta el futuro de nuestros productos, pero podemos acercarnos. A continuación algunos elementos que debemos tomar en cuenta al proyectar nuestras ventas:

• Tendencias en el mercado

• Ventas del año pasado durante la misma semana

• Tasa de crecimiento de este año

• Ventas garantizadas de contratos y suscripciones

• Estacionalidad y economía en general

• Próximas promociones

• Inversión publicitaria

8. Considera utilizar una estrategia Dropshipping (Venta por internet sin contar con los artículos en stock).

Una estrategia de dropshipping puede ser el escenario ideal desde una perspectiva de gestión de inventario. 

En lugar de  manejar el inventario y enviar los productos nosotros mismos –ya sea internamente o a través de un socio logístico–  el proveedor o vendedor al por mayor se encarga de hacerlo. Básicamente, se elimina por completo el proceso de inventario.

Muchos mayoristas y fabricantes anuncian que utilizan dropshipping y lo hacen como un servicio. Pero incluso si nuestro proveedor no hace esto, todavía puede ser una opción, preguntemos! Aunque quizás pagaremos un poco más al proveedor pero, de esta manera eliminamos los gastos relacionados con el manejo de inventario, almacenamiento y cumplimiento de pedidos.

Es hora de tomar el control de la gestión de inventario de nuestra tienda, sea online o no. Elijamos la técnica de administración de inventario más adecuada para nuestra empresa, y empecemos a utilizarla hoy mismo.