(Preparado por nuestra DIVISION DE ASESORIA CONTABLE)
¿Por qué es importante el manejo de inventarios?
Revisar nuestro inventario nos muestra cuánto dinero tenemos en espera, o sea invertido en mercadería pero también en activos.
Nos permite verificar si realmente contamos con lo que tenemos en lista y también nos permite asegurarnos de su estado físico, de su vigencia y de su valor de mercado.
Es por ello que tener una buena gestión de inventario es crucial para el crecimiento, esto puede impulsar o
llevar a la quiebra nuestro negocio.
Un buen manejo de inventario nos ahorra dinero, porque nos ayuda a evitar el deterioro del producto, su obsolescencia, saber si hay fugas o robos y nos permite saber que productos debemos poner en promoción para su venta inmediata.
Una mejor gestión de inventario mejora el flujo de efectivo y nos ahorra costos de
almacenamiento.
Almacenar productos es a menudo un costo variable, lo que significa que fluctúa en función de la cantidad de productos. Cuando almacenas demasiados productos al mismo tiempo o terminas con un producto que es difícil de mover, tus costos de almacenamiento suben. Evitar esto te ahorrará dinero.
La buena gestión de inventario no sólo te ayuda a ahorrar dinero, también te permite mejorar el flujo de caja. Recuerda que pagaste dinero en efectivo por estos productos y necesitas venderlos. Pero si
tu inventario está en almacén, definitivamente no está generando mejoras en el
flujo efectivo de tu negocio. Si tienes dudas, trata de pagarle a tu proveedor
con 300 mouses o teclados, a ver si lo acepta.
Por esto es
importante tener en cuenta el inventario en nuestra gestión de flujo de efectivo. Afecta tanto a las ventas
(porque nos muestra cuánto podemos vender) y también a los gastos (porque nos dice lo que debemos comprar).
Ambas cosas determinan en gran medida la cantidad de dinero que tenemos a la
mano. Una mejor gestión
de inventario conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo.
Cuando tenemos un sistema de
inventario sólido, podremos saber exactamente la cantidad de productos que tenemos, y con base a las ventas, se puede proyectar cuándo nos vamos a quedar sin
producto y siempre cumplir con nuestros pedidos. Esto no sólo te asegura de no perder
ventas (crítico para el flujo de efectivo), sino que también nos ayuda a
planificar con anticipación la compra de más producto, asegurando que tengamos
dinero para pagarlo.
El dinero que usamos en controlar el inventario no es considerado gasto, al contrario, es invertir en crecimiento.
Ocho recomendaciones para el buen manejo del inventario
El "mejor" sistema es diferente
para cada empresa. Depende de su actividad, del producto que comercializa, de su ubicación, Etc.
Cada empresa debe esforzarse por eliminar
errores humanos tanto como sea posible. Esto implica utilizar un software de manejo y control
de inventario.
Si tenemos un negocio con una plataforma de ecommerce, la gestión de inventario ya está incorporada.
Independientemente del
sistema que utilicemos, las siguientes ocho recomendaciones de administración de inventarios nos ayudan a mejorar nuestro flujo
de caja.
1. Niveles mínimos de existencias
Una buena medida es fijar las existencias mínimas de cada producto, cuando la existencia cae a este nivel mínimo se activa la alerta del programa y nos avisa del suceso para que activemos el proceso de compra de un nuevo pedido.
Requiere un
poco de investigación y toma de decisiones, se fija el contenido para
sistematizar el proceso de pedido. No sólo nos facilita la toma de decisiones, le permite a nuestro personal tomar decisiones en nuestro nombre.
Recordemos que las
condiciones cambian con el tiempo, debemos comprobar los niveles un par de veces
a lo largo del año para confirmar que aún tenga sentido la cantidad de
productos solicitados. Si algo cambia, no tengamos duda de ajustar tus
niveles.
2. Primeras entradas, primeras salidas
Este sistema es importante en el manejo de inventarios. Significa que los
productos con mayor antigüedad se venden primero, no el nuevo inventario. Esto es particularmente importante para productos con
caducidad, tomando en cuenta que también los envases pasan de moda y sufren cambios, inclusive algunos códigos de barra pueden ser cambiados.
Entonces vemos que se hace necesario tener un almacén bien organizado.
Normalmente, esto significa agregar nuevos productos a partir de la parte
posterior, o hacer lo contrario, dejando el producto viejo en la parte
delantera.
3. Mantener buenas relaciones con nuestros proveedores
Parte del éxito de la gestión de inventarios es
la capacidad de adaptarse rápidamente. Si necesitamos devolver un artículo que se
vende lento, con el objetivo de hacer espacio para nuevos productos, reponer un
best-seller rápidamente, solucionar problemas de fabricación o temporalmente
ampliar nuestro espacio de almacenamiento, es importante tener una buena relación
con los proveedores. De esa manera estarán dispuestos a trabajar con nosotros para
solucionar esta clase de situaciones.
Tener una
buena relación con los proveedores cuesta trabajo, imaginación y atenciones. Si tenemos
cantidades mínimas en nuestro pedido pueden ser negociables. No tengamos pena de
pedir un mínimo de compra más bajo para tener un mejor manejo de inventarios.
No se trata sólo de ser
amable; se trata de una buena comunicación. Permitamos que nuestro proveedor sepa
cuándo estamos esperando un aumento en las ventas, con el fin de ajustar nuestra producción. Déjémosles saber cuándo nos estamos quedando sin producto y cada cuanto
debemos hacer arreglos para surtirlo.
4. Planeación de
contingencia
Existen muchos problemas
relacionados con el manejo de inventarios. Estos problemas pueden paralizar a
cualquier empresa que no esté preparada. Por ejemplo:
- Tus ventas aumentan
inesperadamente y te quedas sin producto en stock.
- Encuentras un déficit
de flujo de caja y no se puede pagar por el producto que necesitas
desesperadamente.
- Tu almacén no tiene
suficiente espacio para acomodar tus ventas pico y estacionales.
- Un error en el cálculo
del inventario, que puede significar que tiene menos producto de lo que
pensabas.
- Un producto de
movimiento lento que ocupa todo el espacio de almacenamiento.
- Cuando un fabricante
se queda sin nuestro producto y tenemos órdenes que cumplir.
- El fabricante
descontinua un producto sin previo aviso
Averiguemos dónde están nuestros riesgos y preparemos un plan de contingencia. ¿Cómo vamos a reaccionar? ¿Qué medidas
vamos a tomar para resolver el problema? ¿Cómo afectará esto a algunas partes del negocio?
5. Auditoría regular
En la mayoría de los casos,
los informes de almacén se confían a un software especializado, con el
objetivo de conocer la cantidad de productos existentes. Sin embargo, es
importante asegurar que los números que arroja el software coinciden en
la vida real.
Aunque los inventarios físicos normalmente
sólo se realizan una vez al año, pueden ser perjudiciales para
el negocio, porque si encontramos discrepancias, puede ser
difícil establecer claramente el problema, ya que debemos buscar en los
resultados de un año completo, también puede ser que los empleados responsables del faltante encontrado ya no estén y sus prestaciones hayan sido pagadas.
Ciclo de conteo
En vez de hacer un
inventario físico completo, algunas empresas utilizan ciclos de conteo para
auditar su inventario. En lugar de un conteo completo al cierre del ejercicio,
el conteo de ciclo se extiende durante todo el año. Cada día, semana o
mes se hace el conteo de un producto diferente, en un horario rotativo.
Existen diferentes métodos para determinar qué elementos contar, pero, en
términos generales, los elementos de mayor valor se contarán con más
frecuencia.
6. Prioriza con ABC
Algunos productos necesitan
más atención que otros. Utilicemos un análisis ABC para dar prioridad a la gestión
de tu inventario. Separemos los productos que requieren atención de los que no.
Para ello, revisemos la lista de productos y agreguemos cada producto en una de estas
tres categorías:
- A – Productos de alto valor
con baja frecuencia de ventas. Estos requieren atención regular debido a que su impacto financiero es importante, pero las ventas son impredecibles. Estos
- B – Productos de valor
moderado con una frecuenta de ventas moderada. Estos caen en algún lugar en medio.
- C – Productos de valor bajo
con altas ventas. Estos requieren menos supervisión, ya que tienen un impacto financiero más pequeño, pero que están en constante rotación.
7. Pronósticos
precisos
Gran parte de la buena gestión de inventario
se reduce a predecir con exactitud su demanda. No se equivoquen, esto es
increíblemente difícil de hacer. Hay tantas variables que intervienen que
seguramente nunca sabremos a ciencia cierta el futuro de nuestros productos, pero
podemos acercarnos. A continuación algunos elementos que debemos tomar en cuenta al
proyectar nuestras ventas:
- Ventas del año pasado
durante la misma semana
- Tasa de crecimiento de
este año
- Ventas garantizadas de
contratos y suscripciones
- Estacionalidad y
economía en general
8. Considera utilizar
una estrategia Dropshipping (Venta por internet sin contar con los artículos en stock).
Una estrategia de dropshipping puede ser el escenario ideal
desde una perspectiva de gestión de inventario.
En lugar de manejar el
inventario y enviar los productos nosotros mismos –ya sea internamente o a través
de un socio logístico– el proveedor o vendedor al por mayor se encarga de
hacerlo. Básicamente, se elimina por completo el proceso de inventario.
Muchos mayoristas y
fabricantes anuncian que utilizan dropshipping y lo hacen como un servicio.
Pero incluso si nuestro proveedor no hace esto, todavía puede ser una opción, preguntemos! Aunque quizás pagaremos un poco más al proveedor pero, de esta manera
eliminamos los gastos relacionados con el manejo de inventario, almacenamiento y
cumplimiento de pedidos.
Es hora de tomar el control
de la gestión de
inventario de nuestra tienda, sea online o no. Elijamos la
técnica de
administración de inventario más adecuada para nuestra empresa, y empecemos a utilizarla hoy mismo.
